บริการบริหารงานส่งออกครบวงจร

บริหารงานส่งออก แบบ Outsourced Export Department คือบริการสำหรับธุรกิจที่ต้องการส่งสินค้าไปต่างประเทศ แต่ยังไม่มีฝ่าย Export ประจำ หรือมีทีมงานอยู่แล้วแต่ต้องการผู้ช่วยดูแลงานเอกสาร การประสาน Shipment และขั้นตอนส่งออกเพิ่มเติมตามขอบเขตที่ตกลง

KTC Global Logistics ทำหน้าที่เสมือนฝ่าย Export ภายนอกของธุรกิจ ช่วยประสานตั้งแต่การตรวจสอบความพร้อมก่อนส่งออก จัดเตรียมและตรวจเอกสาร ประสาน Freight, Customs, Certificate และผู้เกี่ยวข้อง ไปจนถึงติดตาม Shipment ตาม Scope ของแต่ละงาน

บริการสามารถจัดได้ทั้งแบบราย Shipment, รายงาน/รายเอกสาร หรือการดูแลต่อเนื่องตามปริมาณงานและความต้องการของบริษัท โดยค่าธรรมเนียมของหน่วยงานรัฐ Certificate, Permit, Freight และค่าใช้จ่ายจากผู้ให้บริการภายนอกจะพิจารณาแยกตามงาน เว้นแต่ระบุรวมไว้ใน Quotation

Outsourced Export Department คืออะไร?

คือการให้ผู้ให้บริการภายนอกเข้ามาช่วยทำหน้าที่บางส่วนหรือหลายส่วนของฝ่าย Export แทนการจ้างทีมประจำภายในบริษัท

งาน Export หนึ่ง Shipment อาจเกี่ยวข้องกับ Supplier, Buyer, Freight Forwarder, Carrier, Customs, Trucking, Warehouse และหน่วยงานที่ออก Certificate หรือ Permit ต่าง ๆ การมีผู้ประสานงานกลางช่วยลดภาระของ Sales, Admin หรือฝ่ายอื่นที่ไม่ได้ทำงานส่งออกเป็นหลัก

อย่างไรก็ตาม Outsourced Export Department ไม่ได้หมายความว่าผู้ให้บริการภายนอกจะกลายเป็นผู้อนุมัติใบอนุญาตหรือ Certificate เอง แต่ทำหน้าที่ช่วยตรวจสอบข้อมูล เตรียมเอกสาร และประสานกระบวนการตาม Scope ที่ตกลงกับลูกค้า

บริการบริหารงานส่งออกของ KTC ครอบคลุมอะไรบ้าง?

KTC สามารถช่วยดูแลงานตั้งแต่ก่อน Booking จนถึงการติดตาม Shipment โดยกำหนดขอบเขตได้ตามความต้องการของแต่ละบริษัท

ตรวจสอบความพร้อมก่อนส่งออก

ก่อนเริ่ม Shipment ทีมงานสามารถช่วยตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้น เช่น

• Commodity และรายละเอียดสินค้า
• HS Code ที่มีอยู่
• ประเทศปลายทาง
• Importer / Consignee
• Incoterms
• จำนวน Package
• Weight และ Dimensions
• Cargo Ready Date
• รูปแบบการขนส่งที่เหมาะสม
• เอกสารหรือ Certificate ที่อาจเกี่ยวข้อง

หากสินค้าอยู่ภายใต้ข้อกำหนดเฉพาะ จะช่วยตรวจสอบว่าควรประสานหน่วยงานหรือเตรียมข้อมูลเพิ่มเติมส่วนใดก่อน Booking

จัดเตรียมและตรวจสอบเอกสารส่งออก

KTC สามารถช่วยจัดทำหรือตรวจสอบข้อมูลในเอกสารตาม Scope ของงาน เช่น

• Commercial Invoice
• Packing List
• Shipping Instruction
• ข้อมูล Shipper และ Consignee
• รายละเอียดสินค้า
• Quantity, Weight และ Package
• Country of Origin หากเกี่ยวข้อง
• ข้อมูลสำหรับ B/L หรือ AWB
• เอกสารประกอบ Customs Clearance

เอกสารต้องอ้างอิงข้อมูลจริงของ Shipment และข้อมูลที่บริษัทเจ้าของสินค้าให้มา KTC ช่วยตรวจสอบความสอดคล้องและประสานแก้ไข แต่ข้อมูลทางการค้าและข้อเท็จจริงของสินค้ายังคงต้องได้รับการยืนยันจากผู้ส่งออก

ประสาน Certificate และใบอนุญาตที่เกี่ยวข้อง

เอกสารที่ต้องใช้แตกต่างกันตามสินค้า ประเทศปลายทาง และ Requirement ของ Importer จึงต้องตรวจสอบเป็นราย Shipment

ตัวอย่างงานที่สามารถช่วยตรวจสอบหรือประสานได้ตามกรณี เช่น

• Certificate of Origin
• Form ภายใต้ความตกลงทางการค้า
• Pink Form สำหรับสินค้าอาหารตาม Requirement ที่เกี่ยวข้อง
• Health Certificate ตามประเภทสินค้าและประเทศปลายทาง
• Certificate หรือ Permit อื่นตามข้อกำหนดสินค้า

กรมการค้าต่างประเทศยังให้บริการออกหนังสือรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าผ่านระบบ DFT SMART C/O และระบบที่เกี่ยวข้อง โดยประเภท Form และหลักเกณฑ์แตกต่างกันตามความตกลงและประเทศปลายทาง จึงไม่ควรเลือก Certificate จากชื่อสินค้าเพียงอย่างเดียว

ค่าธรรมเนียมราชการ ค่าบริการ Certificate, Permit, Translation, Testing หรือค่าใช้จ่ายจากหน่วยงานภายนอกไม่ถือว่ารวมอยู่ในค่าบริหาร Shipment โดยอัตโนมัติ ต้องตรวจสอบจาก Quotation และ Scope ของงานแต่ละครั้ง

ประสาน Freight และ Booking

ทีมงานสามารถช่วยวางแผนและประสานรูปแบบการขนส่งตามสินค้า ปริมาณ และ Timeline เช่น

• Air Freight
• Sea Freight แบบ LCL
• Sea Freight แบบ FCL
• Cross-Border Trucking
• Pickup จากโรงงานหรือคลังสินค้า
• Delivery ตามเงื่อนไขที่ตกลง

Rate, Schedule, Space และ Equipment ต้องตรวจสอบเป็นราย Shipment และอาจเปลี่ยนแปลงตาม Carrier และช่วงเวลาที่ Booking

ประสานพิธีการศุลกากรส่งออก

KTC สามารถช่วยจัดเตรียมข้อมูลและประสาน Customs Clearance ขาออกตามขอบเขตงาน โดยตรวจ Commercial Invoice, Packing List, Transport Document และข้อมูลสินค้าที่เกี่ยวข้องก่อนจัดทำข้อมูลใบขน

หากเป็นสินค้า Control หรือมี Permit จะต้องตรวจสอบเอกสารที่เกี่ยวข้องก่อนส่งข้อมูลเข้าสู่ขั้นตอน Customs ตามข้อกำหนดของ Shipment

ติดตามและประสานงานตลอด Shipment

ระหว่างดำเนินงาน KTC ทำหน้าที่เป็นจุดประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ เช่น

• โรงงานหรือฝ่ายผลิต
• Sales / Customer Service ของลูกค้า
• Buyer หรือ Importer
• Carrier หรือ Co-loader
• Airline
• Trucking
• Customs
• ตัวแทนต่างประเทศ
• ผู้ให้บริการ Certificate หรือเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ทีมงานติดตามเอกสาร Schedule, Cut-off, Booking และประเด็นที่เกิดขึ้นระหว่าง Shipment ตาม Scope ที่รับผิดชอบ

บริการนี้ต่างจาก Freight Forwarder ปกติอย่างไร?

Freight Forwarding เน้นการจัดการด้านการขนส่ง ส่วน Outsourced Export Department ขยายบทบาทไปถึงการบริหารและประสานงาน Export Process ของลูกค้าก่อนและระหว่าง Shipment

ตัวอย่างเช่น หากใช้เฉพาะ Freight Service ลูกค้าอาจเตรียม Invoice, Packing List, Certificate และประสาน Buyer เอง แล้วส่งข้อมูลให้ Forwarder จองเรือหรือเที่ยวบิน

แต่ในรูปแบบ Outsourced Export Department ลูกค้าสามารถให้ KTC เข้ามาช่วยตั้งแต่ตรวจว่าต้องเตรียมเอกสารอะไร ประสานข้อมูลกับโรงงาน ตรวจ Shipment Requirement ไปจนถึงติดตามเอกสารและ Freight ตามขอบเขตที่ตกลง

บริการนี้จึงเหมาะกับบริษัทที่ต้องการ “คนดูแลงาน Export” มากกว่าการซื้อ Freight Rate เพียงอย่างเดียว

Outsourced Export Department เหมาะกับธุรกิจแบบไหน?

เหมาะกับธุรกิจที่มีงานส่งออกแต่ยังไม่คุ้มกับการสร้างทีม Export เต็มรูปแบบ หรือมีทีมภายในแต่ต้องการกำลังสนับสนุนเพิ่มเติม

• บริษัทที่เพิ่งเริ่มส่งออก
• โรงงานที่มีลูกค้าต่างประเทศแต่ยังไม่มีฝ่าย Export
• SME ที่มี Shipment เป็นบางช่วง
• บริษัทที่ Sales หรือ Admin ต้องดูแลงานส่งออกควบคู่กับงานหลัก
• ธุรกิจที่ต้องการ Outsource Documentation และ Coordination
• บริษัทที่ต้องการให้มีผู้ตรวจสอบเอกสารก่อน Shipment
• บริษัทที่มี Export Staff แต่ต้องการกำลังเสริมในช่วงงานมาก
• ธุรกิจที่กำลังทดลองตลาดต่างประเทศก่อนสร้างทีม Export ประจำ

เลือกใช้บริการแบบไหนได้บ้าง?

ไม่จำเป็นต้อง Outsource ทุกอย่าง สามารถกำหนด Scope ได้ตามจำนวน Shipment และโครงสร้างทีมของบริษัท

รายเอกสารหรือรายงาน

เหมาะกับบริษัทที่ดูแล Shipment เอง แต่ต้องการให้ช่วยจัดทำหรือตรวจสอบเอกสารบางประเภทโดยเฉพาะ เช่น Invoice, Packing List หรือข้อมูลสำหรับ Shipping Document

ราย Shipment

เหมาะกับบริษัทที่ต้องการให้ช่วยบริหารงาน Export ตั้งแต่เตรียมเอกสาร ประสาน Booking, Customs และติดตาม Shipment เป็นครั้ง ๆ ไป

ดูแลต่อเนื่องแบบ Outsourced Export Department

เหมาะกับธุรกิจที่มี Shipment ต่อเนื่องและต้องการให้ KTC ทำหน้าที่เป็นฝ่าย Export ภายนอกตาม Scope ที่กำหนด โดยสามารถวาง Workflow การส่งข้อมูล ผู้อนุมัติ เอกสาร และจุดประสานงานร่วมกันได้

ค่าบริการ Outsourced Export Department คิดอย่างไร?

ค่าบริการควรกำหนดตาม Scope และปริมาณงาน ไม่ควรใช้ราคาเดียวกับทุกบริษัท เพราะความซับซ้อนของ Export Process แตกต่างกัน

รูปแบบค่าบริการสามารถพิจารณาได้ เช่น

• ค่าบริการต่อ Document
• ค่าบริการต่อ Shipment
• ค่าบริการรายเดือนสำหรับการดูแลต่อเนื่อง
• ค่าบริการเพิ่มเติมสำหรับงานเฉพาะ เช่น Certificate, Permit หรือการประสานหน่วยงานภายนอก

Freight, Customs Clearance, Trucking, Insurance, Certificate Fee, Government Fee และค่าใช้จ่ายจาก Third Party ไม่ควรถือว่ารวมอยู่ใน Management Fee เว้นแต่ Quotation ระบุไว้ชัดเจน

ก่อนเริ่มใช้บริการต้องส่งข้อมูลอะไรให้ KTC?

สำหรับการประเมิน Scope เบื้องต้น ควรแจ้งสินค้า ประเทศที่ส่งออก จำนวน Shipment โดยประมาณ และงานส่วนที่ต้องการให้ KTC รับผิดชอบ

• ประเภทสินค้า
• HS Code หากมี
• ประเทศปลายทาง
• Buyer / Importer
• Incoterms ที่ใช้อยู่
• ช่องทางขนส่งหลัก
• จำนวน Shipment โดยประมาณต่อเดือน
• เอกสารที่บริษัทจัดทำเองอยู่แล้ว
• เอกสารที่ต้องการให้ KTC ช่วยจัดทำ
• Certificate หรือ Permit ที่ใช้อยู่
• ผู้รับผิดชอบภายในบริษัท
• ปัญหาที่พบใน Workflow ปัจจุบัน

ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้แบ่ง Responsibility ระหว่างบริษัทกับ KTC ได้ชัดตั้งแต่ต้น และลดปัญหาว่างานใดอยู่ในหรือนอก Scope ภายหลัง

KTC เริ่มดูแลงาน Export ให้บริษัทได้อย่างไร?

ขั้นแรกคือกำหนด Workflow และ Scope ก่อน แล้วจึงเริ่มทำ Shipment จริงตามขั้นตอนที่ตกลงกัน

1. รับข้อมูลธุรกิจ — ทำความเข้าใจสินค้า ประเทศปลายทาง และรูปแบบการขาย
2. ตรวจ Workflow ปัจจุบัน — ดูว่าบริษัทมีขั้นตอนและเอกสารใดอยู่แล้ว
3. กำหนด Scope — แบ่งว่างานใด KTC รับผิดชอบ และงานใดยังอยู่กับลูกค้า
4. ตรวจ Requirement — ตรวจ Customs, Documents, Certificate และ Shipment Requirement
5. กำหนดผู้ประสานงาน — ระบุ PIC ของแต่ละฝ่าย
6. เริ่ม Shipment — ดำเนินงานตาม Workflow ที่ตกลง
7. ติดตามและปรับ Workflow — หากพบข้อมูลหรือขั้นตอนที่ควรแก้ไข จะประสานเพื่อปรับให้เหมาะกับงานถัดไป

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Outsourced Export Department

ไม่มีพนักงาน Export เลย สามารถใช้บริการได้หรือไม่?

ได้ บริการนี้ออกแบบมาสำหรับบริษัทที่ยังไม่มีทีม Export โดย KTC สามารถช่วยวาง Workflow และดูแลงานตาม Scope ที่ตกลง แต่บริษัทควรมีผู้มีอำนาจหรือผู้ประสานงานภายในสำหรับยืนยันข้อมูลทางการค้าและอนุมัติเอกสารที่เกี่ยวข้อง

ต้องให้ KTC ดูแลทุก Shipment หรือไม่?

ไม่จำเป็น สามารถใช้บริการเป็นราย Shipment หรือเลือกเฉพาะงาน Document, Coordination หรือส่วนที่บริษัทต้องการ Outsource ได้

ค่าบริการรวม C/O และ Certificate ต่าง ๆ หรือไม่?

ไม่ควรถือว่ารวมโดยอัตโนมัติ ค่า Management, Freight, Customs และค่าดำเนินการหรือค่าธรรมเนียม Certificate ควรแยกตาม Scope และ Quotation ของแต่ละงาน

KTC สามารถออก Certificate of Origin เองได้หรือไม่?

ไม่ใช่ KTC สามารถช่วยตรวจสอบข้อมูลและประสานการดำเนินการ แต่หนังสือรับรองถิ่นกำเนิดสินค้าออกหรือรับรองตามระบบและหลักเกณฑ์ของหน่วยงานที่รับผิดชอบ เช่น กรมการค้าต่างประเทศ โดยปัจจุบันมีการให้บริการผ่าน DFT SMART C/O สำหรับ Form และกรณีที่กำหนด citeturn972156search1

บริษัทมี Export Staff อยู่แล้ว ยังใช้บริการนี้ได้ไหม?

ได้ สามารถกำหนดให้ KTC เป็น Support Function เช่น ช่วยดู Document, Freight, Customs, Certificate หรือรับผิดชอบเฉพาะบาง Shipment ในช่วงที่ทีมภายในมีงานมาก

KTC รับผิดชอบการติดต่อ Buyer ต่างประเทศด้วยหรือไม่?

สามารถกำหนดใน Scope ได้ เช่น การประสาน Shipping Detail หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับ Shipment แต่เรื่องราคา สัญญาซื้อขาย Credit Term หรือ Commercial Decision ควรกำหนดให้ชัดว่ายังอยู่กับ Sales หรือผู้มีอำนาจของบริษัทลูกค้า

เอกสารผิด KTC รับผิดชอบอย่างไร?

KTC ช่วยตรวจสอบข้อมูลตามเอกสารและรายละเอียดที่ได้รับ แต่ข้อมูลสินค้า มูลค่า เงื่อนไขการขาย และข้อเท็จจริงทางการค้าต้องได้รับการยืนยันจากลูกค้า หากพบความไม่สอดคล้องควรแจ้งและแก้ไขก่อนยื่นต่อ Carrier หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

สามารถทดลองใช้ก่อนทำสัญญารายเดือนได้หรือไม่?

สามารถเริ่มจากงานราย Shipment เพื่อประเมิน Workflow และ Scope ที่เหมาะสม ก่อนพิจารณารูปแบบการดูแลต่อเนื่องตามปริมาณงานของบริษัท